Bureaulogie : le workplace du futur selon le fondateur Simon VERGEOT

En 2020, le télétravail partout s’est imposé, crise sanitaire oblige. Puis cette tendance a reflué, si bien qu’aujourd’hui nous ne savons plus très bien où nous en sommes. Pour nous éclairer, nous avons sollicité l’expertise de Simon VERGEOT, fondateur de la société Bureaulogie et cofondateur du think tank The Next Workplace. En effet, avec Bureaulogie, il conseille et accompagne les entreprises désirant optimiser leurs espaces de travail. Et dans le cadre de The Next Workplace, il réfléchit avec d’autres à l’avenir de l’organisation du travail.

Écrit en collaboration avec Karlem.

À titre personnel, Simon VERGEOT a connu l’éventail complet de toutes les situations workplace. Il est ainsi passé d’un poste en présentiel complet à un mode de travail entièrement distanciel. « J’ai vécu le ‘full remote’ pendant trois ans et demi, à distance à 100 % et sans bureau d’attache ». Pour autant, il n’est pas devenu nomade digital. Car son métier a toujours requis d’entretenir un contact régulier avec ses clients et partenaires.

Bureaulogie et le conseil workplace

Aujourd’hui à la tête de Bureaulogie qu’il a fondée en 2023, Simon VERGEOT conseille et accompagne les moyennes et grandes entreprises en matière d’environnement de travail. Bureaulogie se concentre ainsi sur trois problématiques clés : les espaces de travail, la technologie et les comportements humains. Ces trois éléments mis bout à bout sont constitutifs d’un cadre de travail harmonieux et productif.

Simon VERGEOT analyse ainsi les nouvelles formes de travail, notamment le travail hybride et le flex office. Car les entreprises y font massivement appel pour rester compétitives et attractives vis-à-vis de leurs collaborateurs. Cependant, son approche n’est pas seulement réflexive, elle est aussi opérationnelle.

Bureaulogie : approche réflexive, puis opérationnelle

Avec Bureaulogie, Simon VERGEOT aborde les différents projets que ses clients lui confient en deux temps. Premièrement, il commence par une phase d’analyse approfondie pour comprendre les besoins spécifiques de chaque entreprise. Deuxièmement, il guide ses clients dans la mise en œuvre des solutions pour lesquelles ils ont opté. Autrement dit, il ne se contente pas de fournir des recommandations personnalisées. Il intervient également dans la phase de refonte des espaces de travail per se.

Pour être en mesure de proposer ce service à 360°, Simon VERGEOT s’entoure de designers, architectes, bureaux d’études, contractants généraux et bureaux de contrôle. Ce faisant, il se positionne comme un agrégateur de solutions, à la recherche des meilleurs partenaires selon les besoins de ses clients. C’est ainsi qu’il apporte une réponse concrète aux entreprises cherchant à optimiser leur environnement de travail.

Le glas du télétravail a-t-il sonné ?

Les dernières années ont été marquées par une crise mondiale sans précédent ayant profondément transformé notre manière de travailler. Les entreprises ont dû réagir rapidement pour s’adapter à des circonstances extraordinaires. Dans la précipitation, elles ont mis en place des solutions de court terme pour assurer la continuité de leurs opérations tout en respectant les normes sanitaires.

Aujourd’hui, selon Simon VERGEOT, « nous sommes sortis de la phase de réaction à chaud pour entrer dans celle de reconstruction structurelle. Les entreprises ont désormais une perspective de long terme quand elles réfléchissent à l’organisation du travail et aux attentes de leurs collaborateurs ». Le retour au bureau est un sujet brûlant, porté par les annonces parfois polémiques de certaines entreprises de référence (Amazon, Google et même jusqu’à… Zoom !) et autres organisations patronales (MEDEF).

Le débat autour de la semaine de quatre jours

Cependant, ce mouvement n’est pas uniforme. Au Royaume-Uni, par exemple, une étude a récemment démontré tous les avantage associés à la semaine de quatre jours, du point de vue des salariés tout comme des entreprises ! Cela suggère qu’une alternative viable au modèle traditionnel de la semaine de cinq jours est donc possible !

C’est pourquoi Simon VERGEOT se montre nuancé vis-à-vis du retour au bureau. Pour lui, le plaidoyer en faveur de la semaine de quatre jours aura nécessairement un impact profond sur les réflexions autour de l’organisation du travail. Car cela affecte la relation client, l’organisation du personnel et des équipes, ainsi que la gestion des espaces de bureau. Contrairement à l’époque où nous suivions un modèle unique d’organisation du travail, force est de constater qu’il existe aujourd’hui une multitude de façons de travailler. Cela peut aller de la semaine complète de cinq jours en présentiel à l’absence totale de bureau.

Agilité contre rigidité

Bureaulogie observe que la taille et le secteur d’activité sont déterminants en ce qui concerne l’organisation du travail. En théorie, les petites entreprises bénéficient d’une plus grande agilité, tandis que les grandes entreprises ont des process plus rigides.

Cependant, ces dernières peuvent surprendre par leur flexibilité. Car elles jouent sur leurs localisations multiples dans plusieurs régions du monde pour faire travailler leurs différentes équipes de façon asynchrone. Ainsi, Bureaulogie « accompagne un client extrêmement flexible, obligeant ses salariés à ne venir au bureau que huit jours par mois ». Ce qui ne l’empêche pas d’obtenir de très belles performances !

En revanche, les petites entreprises sont susceptibles de rencontrer des difficultés pour mettre en place la gestion flexible du travail tout en gérant une croissance forte. Ce type d’organisations encore jeune a besoin de rassembler l’ensemble de ses collaborateurs sur un même lieu pour maximiser échanges et communication.

Organisation du travail : l’importance de l’analyse de la data workplace

Pour autant, flexibilité n’est pas synonyme d’absence complète de contrôle, notamment via la technologie. C’est le cas avec les applications de réservation d’espaces. Ou encore avec les portiques de sécurité qui permettant de tracer les flux de collaborateurs de façon anonyme. Or, l’analyse de ce type de données est essentielle pour optimiser l’occupation des espaces.

La collecte des données est donc cruciale, mais l’analyse et l’interprétation de ces données représentent un défi supplémentaire. Car il est nécessaire de relier les données avec l’analyse de l’aménagement des bâtiments pour prendre des décisions éclairées. Or, cela peut obliger à revoir les règles de vie en entreprise et la communication. Mais c’est le prix à payer pour s’assurer que les équipes collaborent efficacement.

Bureaulogie met le bien-être des collaborateurs au centre

Selon Simon VERGEOT, la nouveauté provient du fait que les entreprises s’orientent de plus en plus vers des modèles adaptés à leur ADN propre. Elles cessent de suivre les contraintes immobilières ou les pratiques du voisin. « Les États-Unis, l’Angleterre ou la France ne travaillent pas de la même manière. Cela impacte les modes de travail de leurs entreprises, et partant, leurs espaces de travail ».

Ces évolutions poussent les entreprises à mettre le bien-être de leurs collaborateurs au centre de leurs réflexions spatiale, technologique et organisationnelle. Ainsi, la prise en compte des besoins et des avis des collaborateurs est désormais systématique dans les processus de co-construction et de co-aménagement des espaces de travail. Cela représente une grande partie du travail réalisé par Simon VERGEOT en amont des projets que lui confient ses clients. « Nous essayons de comprendre en détail l’ADN, la culture, le vécu et la façon dont les entreprises travaillent. Nous nous employons également à connaître les usages dédiés de chacun de leurs espaces ». Tout cela dans le but d’aboutir à une hiérarchie moins verticale et à de meilleures interactions entre collaborateurs.

Télétravail contre présentiel : qui gagne le match de la productivité ?

Le débat sur l’efficacité du télétravail fait donc rage, encore à l’heure actuelle. Les entreprises tout comme les employés cherchent à trouver le juste équilibre entre flexibilité et productivité.

Quelle est donc la meilleure voie à suivre ? Il est indéniable que le contact humain joue un rôle crucial dans le bon fonctionnement des entreprises. Parmi ces dernières, seul un petit nombre est organisé en distanciel à 100%, généralement parce qu’elles suivent ce principe depuis leur création.

Par ailleurs, plus nous sommes éloignés physiquement les uns des autres, plus nous devons soigner notre communication écrite. Selon Simon VERGEOT, le télétravail renforce la culture de l’écrit. Cependant, il n’a pas encore réussi à transposer en son sein la communication informelle. Et cela est susceptible d’affecter les performances. Car les collaborateurs travaillant au même endroit entretiennent de nombreuses interactions informelles : discussions de couloir ou autour de la machine à café, etc. Et cela contribue à les motiver et à faire circulation certaines informations précieuses, même de façon passive.

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Compromis autour du modèle hybride télétravail / retour au bureau

Cependant, le télétravail présente un avantage indéniable pour certaines fonctions. Les développeurs, par exemple, réalisent tout aussi bien leurs tâches en solo. Ils apprécient le télétravail car il est propice à la concentration. Il en est de même pour toutes les personnes accomplissant des tâches de fond. Pour ces dernières, le fait de travailler à domicile représente un précieux gain de temps.

La solution vers laquelle nous nous dirigeons par conséquent est à rechercher dans le modèle hybride. Les entreprises tendent à proposer un compromis, la plupart du temps sous la forme de deux à trois jours de présence hebdomadaire au bureau. Cette flexibilité permet de répondre aux besoins de l’entreprise tout en tenant compte des préférences individuelles. Autrement dit, conclut Simon VERGEOT, « la tendance consiste donc à s’adapter aussi bien aux circonstances spécifiques de chaque entreprise que de chaque individu ».

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